Mecanismos de Control en la Empresa
¿Qué son los mecanismos de control?
Son el complemento necesario al diseño estructural de la organización, en el que no solo basta con el diseño de puestos, jerarquías y departamentalización. Con ello no hemos completado la labor de dotar a la organización de una estructura eficaz y eficiente, ya que si no existe realmente uno o varios mecanismos que puedan supervisar el actuar de las personas, en los puestos de toma de decisiones o que puedan determinar realmente la jerarquía que se debe de establecer para tener un buen funcionamiento, la empresa u organización eventualmente sufriría para poder crecer en su ramo o terminaría desapareciendo.
Los sistemas de planificación y control actúan fundamentalmente mediante el mecanismo de coordinación de la normalización de resultados.
Conforme a estos mecanismos de control, podemos determinar que el objeto del control consiste en conocer si se ha cumplido el plan en la organización o no.
Podemos distinguir, dos grandes sistemas de planificación y control:
- Los que regulan el rendimiento general (sistemas de control de rendimiento) y
- Los que regulan acciones determinadas (sistemas de planificación de acciones).
Mientras que el primero realiza fundamentalmente un control a posteriori, el segundo es más preventivo realizando un control a priori.
Los sistemas de control del rendimiento tienen dos funciones fundamentales: medir y motivar. Las exigencias son la meta que se coloca frente al directivo de unidad, la cual lo ayuda a motivarse para que obtenga mejores resultados; pero cada vez que consigue llegar a ella, se debe de colocar la meta un poco más alejada del punto de partida. Es por ello que, para alcanzar su objetivo motivacional, debemos cuidar que este proceso no derive en frustración para el director de unidad. Si los objetivos son inalcanzables o son demasiado sencillos de alcanzar pierden su capacidad motivadora. Debido a ello es importante entender que los directivos de la unidad, deben de tener voz y voto en el establecimiento de esas metas.
Para un adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, el mecanismo de control deberá de realizar su gestión a partir del desarrollo de cinco roles fundamentales.
- Valoración del Riesgo
- Acompañamiento y Asesoría
- Evaluación y Seguimiento
- Fomento de la Cultura del Autocontrol
- Relación con terceros.
¿Cuáles son los elementos de un sistema de planificación y control y en qué consisten?
Los elementos básicos de un sistema de planificación y control son los objetivos, los planes, los programas y los presupuestos.
- Objetivos. Los objetivos son en toda empresa, independientemente de su tamaño. Los diferentes objetivos de la organización pueden, sin embargo, ser incompatibles entre sí o pueden tener diferentes niveles de prioridad, por ello importante, el desarrollo de un sistema de objetivos detallado, que constituirá el punto de referencia sobre el que se diseñarán los planes, programas y presupuestos.
- Planes. Los planes son el conjunto formado por los fines generales y cualitativos de la empresa, que parten de las estrategias funcionales intentando operativizar y concretar los objetivos.
- Programas. Los programas son los planes concretos de acción que permiten a la empresa el logro de sus objetivos, estos se desarrollan los planes concretando diferentes variables tales como recursos y capacidades a emplear o desarrollar, métodos, equipos, personal, tiempos, capital, responsables y responsabilidades.
- Presupuestos. Los presupuestos son programas especiales valorados en dinero. Tener presupuestos determinados constituyen una declaración de los resultados que se esperan alcanzar valorados en dinero.
